多人改一份文档，最怕的是改动无从追溯。批注就是用来解决这个问题的。
一、添加批注
选中要评论的文字，在审阅选项卡里点新建批注，右侧会出现一个气泡，输入意见即可。
评论可以针对一句话、一个词，甚至一张图片。没有选中文字时添加的批注会挂在光标位置，指向不够明确，建议先选文字再建批注。
二、回复与解决
别人对你的批注有补充时，可以在气泡里直接回复，形成一段对话，讨论过程完整保留。
问题处理完后点解决，批注会折叠隐藏，但内容仍在，需要时能重新打开。
这个机制很适合审稿流程：谁的批注、什么时候提的、有没有改完，一目了然。
三、批注与修订的分工
修订记录对正文的实际增删改，可以逐条接受或拒绝，改完的文字是最终稿。
批注只表达意见，不动正文。
比较顺的做法是：审稿人用修订改具体文字，用批注解释为什么要改，作者逐条接受修订、回复批注，最后一并清理。
四、显示与打印
批注的显示方式有三种：显示在侧边、显示为标记、完全隐藏。
导出 PDF 时如果没有勾选包含批注，批注不会出现在文件里。需要对方看到意见，导出前检查一次这个选项。
打印同理，批注默认不打印。
五、清理与归档
定稿前把所有批注标记为已解决并删除，避免带着内部意见对外发布。
如果意见需要留档，可以另存一个带批注的版本，交付版本保持干净。
六、协作习惯
批注写清楚「改什么、为什么」，不要只留一句「这里再看看」。
同一处反复讨论超过两轮，建议直接语音或当面确认，效率更高。