自动目录的价值不在「能生成」,而在「改了内容之后能一键更新」。所以关键步骤在生成之前。
一、第一步:让标题带上样式
打开「开始」选项卡的样式区,把文档里的一级标题选中,点击「标题一」;二级标题点「标题二」,以此类推。
判断有没有套用成功,看导航窗格:左侧会出现层级结构,点一下就能跳转。如果导航窗格是空的,说明全文标题都还是普通正文。
一个常见误区是用加粗加放大来代替标题样式。看起来像标题,但程序不认,目录自然抓不到。
二、第二步:插入目录
把光标放在要放目录的位置,通常在封面之后、正文之前,最好是单独一页。
在「引用」选项卡里点「目录」,选择一种自动目录样式。生成的目录会带上页码,并且是域,可以随时更新。
三、第三步:设置显示级别
默认一般取到三级。如果文档层级更深,在目录设置里把显示级别调高;只想显示到二级,就调低,目录会更清爽。
四、后期维护
改了标题文字:右键目录,更新域,选择更新整个目录。
只改了内容、页码变了:同样更新整个目录更保险,程序会自动重算页码。
目录跨页:在目录和正文之间插入分页符,避免正文顶在目录后面。
五、几个细节
目录页通常不编页码,或者单独用罗马数字编号,这需要插入分节符,把目录和正文分成两节,再分别设置页码格式。
如果文档要转成 PDF 交付,先在文档里更新一次目录,再导出,否则 PDF 里显示的还是旧页码。
标题样式改过一次之后,整份文档的格式都会跟着统一,这也是用样式而不是手动排版的最大好处。
