文档里如果有报价、人员信息、未公开的方案，加密是必要的动作。
一、打开密码
在文件菜单里找到文档加密或安全选项，设置打开密码并确认。
设置完立刻关闭文件重新打开一次，验证密码生效。这一步常被跳过，导致以为加密成功，实际没保存。
打开密码的特点是没有密码连预览都看不到，适合对外发送敏感材料。代价是对方必须收到密码才能处理，传递时要提前沟通。
二、限制编辑
如果目的只是防止别人误改，用限制编辑更合适。
在审阅选项卡里启用限制编辑，选择允许的编辑类型：只读、仅允许填写窗体、仅允许批注。
后两种在表单类文档里很实用：结构被锁定，对方只能在你留出的位置填写或批注。
三、只读建议
还有一个轻量的做法：把文件设为只读建议，打开时提示是否以只读方式打开。
这种方式不强制，能减少误操作，但防不住刻意修改的人。
四、密码之外的保护
转成 PDF 再发。 PDF 不易被随手改动，适合对外定稿。
加水印。 标明「内部资料」或接收方名称，泄露时可追溯。
分开传递。 文件走邮件或网盘，密码走即时消息，两边都留记录。
五、忘记密码的处理
先排除低级原因：输入法是否在中文状态、大小写是否正确、是否输成了全角字符。
确实想不起来时，只能走正规的密码恢复渠道。网络上声称能破解加密文档的工具，多携带风险，也可能涉及侵权，不建议使用。
六、团队使用建议
加密文件在人员变动时最容易变成孤岛。交接清单里要把文件密码一并交接，或者统一由团队密码管理器保管。