月底做台账、学期做成绩统计、日常做费用报销，用的都是表格。WPS 表格是这类工作最常见的工具之一，入门其实就五步。
第一步：建表，先定表头
新建空白表格，第一行写清每列的含义：日期、部门、事由、金额、备注。不要合并单元格做多层表头，后期排序和统计会出问题。
表头写完给个底色，加粗，冻结首行（视图-冻结窗格），往下翻的时候表头始终可见。
第二步：录入，注意格式
- 数字列设成数值格式，不然求和会算错；
- 日期列统一成同一种写法，别一半写 11/5、一半写 2026年11月5日；
- 长文本列适当加宽，避免显示成一堆 ####。
第三步：计算，先学三个函数
| 需求 | 写法 |
|---|---|
| --- | --- |
| 求和 | =SUM(B2:B10) |
| 平均值 | =AVERAGE(B2:B10) |
| 条件计数 | =COUNTIF(C2:C100,"华东") |
记不住函数也没关系，选中区域后点工具栏的「自动求和」，一步就能算出合计。
第四步：筛选与汇总
选中表头 →「数据-筛选」，每列会出现下拉箭头，可以按条件只看某类记录。
需要按部门、按月份汇总时用「数据透视表」：把部门拖到行、金额拖到值，一张汇总表就出来了，比手动分类求和快得多。
第五步：排版与导出
给数字加千分位、调整列宽、必要时加边框。定稿后「文件-输出为PDF」发给外部人员，对方看到的就是你排版的样子。
三个新手常踩的坑
数字被当成文本：单元格左上角出现绿色小三角，求和结果为 0。用「分列」重新识别一次即可。
整列选中求和：把表头也选进去，结果是错的。区域要精确到数据行。
表格里有空行：筛选和透视表会把数据截断，录入时不要留空行。
小结
WPS 表格的核心是“先定结构、再录数据、最后算和汇总”。把表头、格式、求和这三件事做对，一张能用的表就成型了；透视表和图表等遇到具体需求再学。