合同、发票、扫描件大多是 PDF 格式。WPS 里的 PDF 工具，覆盖了日常最常遇到的几件事。
一、阅读与批注
打开 PDF 可以直接翻页、缩放、搜索文字。需要标注时用高亮、下划线、便签，审阅合同和方案时很方便。
批注保存在文件里，发给对方后对方能看到你的意见，比自己另写一段说明清楚。
二、格式转换
- PDF 转 Word：需要修改内容时用，转完排版基本保留；
- PDF 转 Excel：表格类文件用，转换后核对行列是否对齐；
- Word/Excel/PPT 转 PDF：定稿外发时用，保证对方看到的效果和你一致。
转换后建议对照原文检查一遍，复杂表格和艺术字容易出现偏差。
三、合并与拆分
多份材料要合成一份时用「合并」，选文件、调顺序、输出。一份大文件要分成几份时用「拆分」，按页码范围切分。
四、加水印与压缩
加水印：输入文字或插入 logo，设置透明度和角度，适合内部资料流转。
压缩：扫描件体积大，压缩后便于邮件发送；压缩时注意选合适档位，过度压缩会让文字发虚。
五、三个使用建议
先备份再处理。 转换和压缩都建议保留原文件。
扫描件先做文字识别。 图片型 PDF 无法搜索，识别后才是可检索的文字。
外发统一用 PDF。 docx 容易因字体差异跑版，PDF 更稳妥。
适用边界的判断
轻量场景用在线版即可，复杂排版和批量处理交给桌面端。判断标准是文件复杂度和是否需要离线，而不是习惯。
扫描件的处理顺序
扫描件先做文字识别，再转格式，最后校对。顺序颠倒会导致识别结果和排版互相干扰，返工更多。
小结
wps 的 PDF 能力覆盖“看、转、合、加水印、压缩”五件事，日常处理和发送文件基本够用。