给演示文稿加密码，场景通常有两个：文件里有未公开的信息，或者要限制别人随意改动。
一、两个密码，作用完全不同
打开密码：不输入密码就打不开文件，连预览都看不到。对外发送敏感材料时用它。
修改密码：文件能打开能看，但想改动时需要密码，否则只能另存为新文件。适合把稿子发给同事征求意见，又不希望被直接改掉。
两个密码可以同时设置，也可以只设其中一个。只设修改密码时，保护强度有限，别人另存一份就能编辑副本。
二、设置步骤
打开文件，在文件菜单里找到文档加密或属性里的安全选项，输入密码并确认。
设置完建议立刻关闭文件重新打开一次，验证密码生效。这一步经常被跳过，导致以为加密了其实没保存成功。
三、只读保护
如果只是不想让人误改，除了密码还可以把文件设为只读建议：打开时提示「是否以只读方式打开」，不强制，但能减少误操作。
这种方式适合内部传阅，不适合防恶意修改。
四、忘记密码怎么办
如果只忘了修改密码，多半还能以只读方式打开，另存一份新文件即可解除限制。
如果打开密码也忘了，正规途径只剩密码恢复服务，且不保证成功。网络上所谓的解密工具大多携带风险，也可能涉及侵权，不建议尝试。
五、发送时的做法
密码和文件分渠道传递，文件走邮件或网盘，密码走即时消息。
重要材料加密后建议再发一份不含敏感信息的说明版，避免对方打不开时无从下手。
六、几个提醒
加密会增加文件打开时的解析步骤，超大文件可能略慢，属于正常现象。
团队共享的文件加密后，成员离职前要把密码交接清楚，否则文件会变成无人能开的孤岛。