审一份 PDF 合同或者方案，直接在文件上写意见，比另开一份文档快得多。
一、常用的四类批注
高亮：标出需要注意的句子，最常用。
下划线或删除线：表示强调或建议删除。
便签：在某个位置挂一段文字说明，适合写长意见。
手绘：圈出图表中的问题，或者画箭头指向重点。
二、批注的写法建议
高亮只标位置，不解释原因，对方看不出要改什么。
便签写清楚三件事：问题是什么、建议怎么改、为什么。一条批注一件事，不要塞多个诉求。
涉及数字的地方，把正确数值直接写在批注里，比让对方自己算快。
三、协作流程
第一轮：通读一遍，只标高亮，不改文字。
第二轮：逐条写批注，写成待办口吻。
第三轮：对方回复后，逐条确认并标记已解决。
按轮次推进，比一次性写完所有意见更清晰。
四、批注的保存与交付
批注随文件保存，发给谁都能看到。
交付定稿时先清掉批注，避免内部意见外露。
需要留档的话，另存一份带批注的版本内部保存。
五、导出批注摘要
评审会议前，把批注列表导出成文本或表格，按页码排序。
会上逐条过，比现场翻文件快得多。
六、常见问题
批注显示不出来：检查侧边栏是否展开，或者当前阅读器是否支持批注图层。
批注位置偏移：文件被重新排版后，批注会跟着文字移动，重要批注建议同时写清原文。
七、一句提醒
批注是沟通过程的一部分，定稿前一定要清理干净。带着批注发出去的文件，看起来永远像未完成稿。
八、批注不是最终稿
意见写在批注里，改完要落到正文。
反复几轮之后，把批注清理干净，留一版干净的定稿，是评审的基本礼貌。