PDF 常用来对外定稿，一旦发出去就难以收回，加密是必要的一道保险。
一、两种保护，作用不同
打开密码：没有密码就打不开，连内容都看不到。
权限密码：文件能打开，但打印、复制文字、编辑被限制。
前者防外泄，后者防二次使用。合同、报价、内部制度通常两者都设。
二、设置步骤
用 PDF 工具打开文件，在保护或安全选项里选择加密。
输入打开密码并确认，再按需勾选禁止打印、禁止复制等选项。
设置完成后关闭再打开验证一次，这一步最容易被跳过。
三、权限设置的取舍
禁止复制：防止对方把内容粘到别处，但也可能影响正常使用。
禁止打印：适合只读材料，但对方可能有合理打印需求。
禁止编辑：对定稿文件通常都要勾上。
设置越严，对方的抱怨越多。按真实需要来，别一律全禁。
四、加密后的排查
打不开：确认密码的大小写与全半角。
部分阅读器不兼容：换成通用格式重新加密，或者提示对方换阅读器。
手机端无法打开：部分手机应用对加密支持有限，可提供一份不含敏感信息的说明版。
五、密码怎么传
文件和密码分渠道发送：文件走邮件或网盘，密码走即时消息。
两边都留发送记录，出现争议时有据可查。
六、加密不是万能的
加密能防误传和随手转发，防不住截屏和拍照。
真正的敏感材料，除了加密还要控制分发范围，收件人越少越安全。
七、一句建议
对外发送前先问自己：这份文件如果被转发出去，损失有多大？答案决定了该用哪种保护。
八、加密之外的三层防护
控制分发范围、加显式水印、定期更换密码。
三层叠加，比单纯设一个密码更贴近真实风险。