这些小功能，帮你高效解决文档管理

2020-09-18 1.3万人已阅读

在信息技术的影响下，办公逐渐倡导无纸化、电子化，越来越多的文件会存储在电脑里。虽然这确实便利，但也出现了下面这些让人「头痛」的问题：

想找一个文件却不知道放在哪里
想到家里办公，却忘记拷贝文件
文件更新后，却找不到之前的版本

……

对于这些问题，其实都能称之为「缺乏文件管理」。那如何解决它呢？

本篇跟大家讲讲如何通过 WPS，零门槛上手文件管理，快速找到想要的文件。

01：文件管理的四个重点

电脑中浩如烟海的文件，也逐渐让「文件管理」成为了一门大学问，很多人会基于实际场景需求，总结出属于各种各样的方法和习惯。

但事实上，都离不开以下 4 点：

下面我们将结合上图提及的 4 点，为大家解构如何用 WPS 实现初步的文件管理。

02：善用高效的首页，解决备份和同步

在 WPS 2019 中，全新的首页有着「最近打开、个人中心」2 个快捷栏，它们将帮助你快速上手最基础的文件管理。

如若将文档备份至云文档，那么便能充分发挥文件管理功能。

1）给文件加星标

如果需要经常打开一些文件，你可以选中已上传到云文档的文件，右键单击选择「添加星标」。

添加后，便能直接在首页「最近打开」的 ⭐️星标中快速打开，不需要再花费时间寻找。

（添加好星标后，便能在左侧「星标」找到文件）

敲重点！给文件添加「星标」的行为，将会自动备份到 WPS 账号之中。

也就意味着，无论你换到任何电脑、手机，只要登录同一账号，便能直接快速查看、编辑，解决重要文件不知道放哪里的烦恼。

（手机上，点击上方的星标也能查看）

2）实时同步的文件夹管理

在 WPS「云文档」中，你可以直接新建文件夹，并支持将文件移动至文件夹中，方便直接对文件进行分类。

而这些管理好的文件夹，将会保存至 WPS 账号；即便切换至不同设备，也将保持一致。

以我自身工作为例，我可以将工作分为多个不同方向的文档，即便临时有事，也能在路上/ 在家里直接登录 WPS 查看、编辑，不再受限于公司办公电脑。

值得一提的是，不同设备间打开过的文档，WPS 「云文档」会创建一个以设备名称命名的文件夹自动加密备份，防止意外退出导致文件丢失，也进一步实现跨设备办公。

你可以点击 WPS 左侧的「云文档」，可看到文件夹「我的设备」，点击便能看到不同设备的子文件夹。

此外，WPS 2019 还支持给文件夹创建快捷访问方式——常用。

仅需在云文档中，右键单击文件夹，选择「固定到常用」后，该文件夹便能在首页面板中快速访问。

（即便切换设备，登录账号后，该设置也能同步）

02：用云文档，解决繁琐的命名

对于绝大多数用户而言，文件管理的难点是「文件命名」，而更大的难点则是对同一个文件、不同版本的命名。

比如说：我们编辑好一份文档后，总会需要经过给领导同事检查，接着再根据修改意见反复修改、反复检查......

这种时候，对这类文件的命名方式便会影响到后续查找（有时候自己本人也会分不清）

但如果你选择使用 WPS 云文档，那么便不会存在上述的问题了，因为给同一文件、不同版本的命名已经用更科学的办法「历史版本」解决了。

你不再需要反复保存文档，直接就能根据修改意见进行编辑，WPS 云文档都将会自动记录编辑的时间、保存的版本、编辑人。

（点击云文档的任一文件，即可看到「历史版本」）

更酷的是，文件的所有版本点击皆可预览，也支持直接导出、恢复。不需要对文件重复命名，WPS 云文档「历史版本」就能自动帮你搞定！

（100+个版本，也能完全备份存储）

03：快速搜索、分类搜索，皆可快速搞定

文件管理的目的，便是在需要时能够快速搜索定位。WPS 自带的功能中也能轻松实现。

1）用「搜索框」搞定快速搜索

在快速搜索方面，WPS 2019 首页提供了搜索框功能。用户搜索文件名称，即可快速找到文件及所在的位置。

倘若将文件备份至云文档，WPS 会员用户还能使用「全文检索」功能，仅需在搜索框中输入关键词，不仅能快速找到相关的文件名称，还能看到文档正文内容中含有关键词的文件。

具体如下图所示：

2）分类搜索善用「筛选」

办公文件格式十分多样，常见的有文档、表格、PPT、PDF、图片等等。为了方便用户快速对文档进行分类查找，WPS 2019 提供了「筛选」功能。

仅需在首页中点击「筛选」，即可让文件以不同的格式进行排列：

最后，我们来总结下，在 WPS 中开启「云文档」功能，便可充分实践文件管理的 4 点要领：

备份和同步：善用星标、云文档文件夹
合理命名：使用云文档的「历史版本」
快速搜索：使用首页「搜索框」快速定位
分类搜索：善用首页的「筛选」

……

如果你还没有良好的文件管理习惯，那么建议你使用 WPS 2019 的上述功能，杜绝再出现关键时刻找不到文件的状况。