用好WPS这个功能,告别加班加点收集、整理文件

2021-05-07 25.4万人已阅读

收集、提交和整理文件资料,都是日常工作中既琐碎又费时的工作。比如:


1) 收集 100 份文件,你需要打开 100 次对话框,将文件另存为 100 次,可能还要提醒 50 次提交的内容和截止时间。

2) 提交在微信群里的文件没有及时保存,然后发现文件过期/被自己清理了。

3) 收集完还经常需要加班加点修改乱糟糟的文件命名以及归类整理。


如果你也有以上困扰,不妨来了解下 WPS这个高效搞定文件收集、整理的「文件收集」功能。


01
收集很轻松
不做保存搬运工
 
1只需创建收集,便可“坐享其成”

原本收集文件,你需要将收到的文件逐一点击保存 ,自己的工作节奏就很容易被打断。

但使用 WPS 的「文件收集」功能,你只需填写好收集规则发起提交邀请,一键转发到群里或指定好友,便能不受提交信息干扰,轻松且批量地收集多份文件。

 


2)自动帮你规范命名,后续整理不用愁
 
不同人提交的文件名称总是五花八门,收集完毕后一般都要花时间进行修改整理。

而使用「文件收集」功能,文件提交时自动生成规范的命名,免除后续修改的麻烦。



并且提交的文件自动保存至 WPS 云空间,不怕提交在微信的文件资料过期或被清理。

后续需要分享给他人,一个共享链接就能搞定。既便于随时查看更新,也利于沉淀集成团队知识。 


👉点击查看:《如何使用「共享文件夹」功能?》



02

提交也很轻松
还能保护你的隐私安全
 
1)不限格式,都可提交

使用「文件收集」功能进行提交也很简单,直接点击提交邀请的小程序或链接,便可自由选择用电脑或手机完成提交。


除了支持上传本地文件外,也支持提交 WPS  云文件、微信聊天文件、相册图片等,非常便捷~



2)保护你的隐私安全


不想让别人看到自己提交的内容?通过邀请链接提交的资料,只有自己以及发起者才能看到,不必担忧信息泄露。


 

03
 发起收集超简单
两步操作就搞定


如何使用「文件收集」功能呢?你可以通过以下两种方式进入:
 
① 小程序入口

在微信小程序中搜索 「WPS文件助手」,进入后即可创建并发起收集。

② 电脑端以及移动端入口:

在应用中心中搜索「文件收集」功能,选择“收集文件资料“,即可创建并发起收集。


 
04
 收集进度与结果
随时都能看
    

① 「WPS文件助手」小程序


进入小程序首页-点击【查看收集记录】,即可看到进行中的收集进度,数量与截止时间一目了然,不必辛苦自己逐个数。



 电脑端以及 WPS 手机版

均可通过首页【文档】-【我的云文档】- 与收集标题同名的文件夹,从文件夹中查看、管理提交的所有文件。
 

好了,下次再要收集大量文件,记得用上 WPS 「文件收集」功能。

提高工作效率,早搞定早下班。或者分享给你经常需要收集的领导,万一就升职加薪了呢!
 
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