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职场必用的 9 个表格函数

发布时间:2020-09-18   WPS办公助手   1.4万人已读
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我们常常使用的表格,不仅仅是一个处理数据的工具,而且还是能够建立数据思维的利器。掌握表格的函数试用技巧,不仅能提升工作质量,还把时间掌控得游刃有余。


本篇文章总结了 9 个在工作中常用的表格函数,如果日常工作中遇到类似的问题,可拿来即用!



01:IF函数


用途:根据逻辑真假返回不同结果。作为表格逻辑判断函数,处处用得到。


函数公式:=IF(测试条件,真值,[假值])


函数解释:

当第1个参数“测试条件”成立时,返回第2个参数,不成立时返回第3个参数。IF函数可以层层嵌套,来解决多个分枝逻辑。


举例:60分以上的晋级,低于60分的补考,低于30分的淘汰




02:SUMIF 和 SUMIFS 函数


函数用途:对一个数据表按设定条件进行数据求和。

函数公式:

=SUMIF(区域,条件,[求和区域])


函数解释:

参数1:区域,为条件判断的单元格区域;

参数2:条件,可以是数字、表达式、文本;

参数3:[求和区域],实际求和的数值区域,如省略则参数1“区域”作为求和区域。

举例:求产品 A 的销售额总和




函数公式:

=SUMIFS(求和区域,区域1,条件1,[区域2],[条件2],……)


函数解释:

第1个参数是固定求和区域。区别SUMIF函数的判断一个条件,SUMIFS函数后面可以增加多个区域的多个条件判断。


举例:求华东区 A 产品销售额




03:VLOOKUP函数


用途:最常用的查找函数,用于在某区域内查找关键字返回后面指定列对应的值。


函数公式:

=VLOOKUP(查找值,数据表,列序数,[匹配条件])


函数解释:

相当于=VLOOKUP(找什么,在哪找,第几列,精确找还是大概找一找)


最后一个参数[匹配条件]为 0 时执行精确查找,为 1(或缺省)时模糊查找,模糊查找时如果找不到则返回小于第1个参数“查找值”的最大值。


举例:精确查找,查询某员工工资



举例:模糊查找:将员工收入划分等级,工资低于6000属低收入,6000-8000中等收入,8000以上高收入。




04:MID 函数


用途:截取一个字符串中的部分字符。有的字符串中部分字符有特殊意义,可以将其截取出来,或对截取的字符做二次运算得到我们想要的结果。


函数公式:

=MID(字符串,开始位置,字符个数)


函数解释:

将参数1的字符串,从参数2表示的位置开始,截取参数3表示的长度,作为函数返回的结果。

举例:根据身份证号码,自动获取出生日期,=TEXT(身份证号,0-00-00)这里的TEXT函数作用是将 MID 取出的 8 位数按 0-00-00 的格式输出显示。




05:DATEDIF函数


用途:计算日期差,有多种比较方式,可以计算相差年数、月数、天数,还可以计算每年或每月固定日期间的相差天数、以及任意日期间的计算等,灵活多样。


函数公式:

=DATEDIF(开始日期,终止日期,比较单位)


函数解释:

参数1须小于参数2,即开始日期小于终止日期,否则会出错;

参数3可以是以下几种,分别代表不同的计算方式:




举例:计算相差年数,如计算年龄、工龄等




06:WORKDAY函数


用途:计算某指定日期在N个工作日之后(或之前)的对应日期,一般用于计算一项工作需要做N天后完成的结束日期等。


函数公式:

=WORKDAY(开始日期,天数,[假期])


函数解释:

天数是指工作日,函数会自动排除周六日,当然还有节假日也是不工作的,可以列出节假日利用参数3引用,这样也可以排除节假日或其他指定日期。


举例:根据项目开始日期及需要的工作天数,预算完工日期。




07:SUMPRODUCT函数


用途:一般用于某一条件或多个条件的求和、计数等,是不是有点像SUMIF或COUNTIF,其实它比上面两个函数要灵活。


函数公式:

=SUMPRODUCT(数组1,……)


函数解释:

它的参数由多个相同维度的数组组成,将数组间对应元素相乘并返回乘积之和。

当数组为逻辑数组{TRUE,……TRUE,……}可以用来当做判断条件或计数用,当数组为数值数组{数值,……数值,……}该数组就可以实现求和。


举例:求某部门某产品发货次数



举例:求某部门某产品发货总金额(只要将上面的公式后面乘以求和列就可以)




08:RANK函数


用途:用于排名计算。


函数公式:

=RANK(数值,引用,[排位方式])


函数解释:

参数1,是参与排名的数值;

参数2,是排名的数值区域;

参数3,是表示升序还是降序排名,为0或忽略时从高到低排名,为非0时从低到高排名。


举例:将员工按销售额排名,最高者为第 1 名




09:FIND 函数


用途:在字符串中查找是否包含指定字符串,返回查找到的字符串在被查找字符串中的开始位置,一般用于判断是否含有某字符串。


函数公式:

=FIND(要查找的字符串,被查找的字符串,[开始查找位置])


函数解释:

在参数2中,查找参数1,参数3表示开始查找位置,找到返回找到的开始位置,找不到返回错误值。

举例:查找品名包含 AA 的产品



掌握好 9 个必学函数技能,一方面让每日工作,到月度目标,再到年度计划,都能清晰呈现,轻松识别优先级,把杂乱无章的工作变得井然有序。


另一方面,也可以将文字与图、画、表相结合,让自己的工作总结与成果一目了然,帮你提高工作效率。表格函数远比我们想象的强大,只要活学活用,你会发现在职场它是万能的。



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