批量录入数据还靠纯手打?10个技巧帮你提升工作效率!

2020-09-18 6.5千人已阅读
在日常工作中,大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰,不可避免地出现数据漏输、多输、错输,或者格式输入错误等麻烦!


这不仅导致文档可读性差,录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度,可谓录入一时爽,汇总悔断肠。


本篇文章将整理 10 个最常用的数据高效录入技巧分享给大家,希望能够帮助大家。


01:录入序列

录入数字、日期、含数字内容时,可以拖拽或双击单元格右下角填充柄“+”,直接生成一列或一行序列:



“序列”另外一个好用的地方是:可自定义。

比如说我们经常要输入公司所有部门,那可以自定义一个“部门序列”,每次只要动动鼠标,1 秒就填充好了所有内容,不会漏掉也不会错:



自定义序列方法:点击左上角的文件—选项—自定义序列,按下图添加即可。




02:批量录入相同内容

如果多个单元格(可以不连续)要输入相同内容,选中要输入的单元格,直接编辑好内容后按「Ctrl+回车」批量录入。




03:批量录入不同内容

如果需要批量录入不同内容怎么办?

方法:选中单元格—按Ctrl+G—选择空值(定位空单元格)—输入“=E5”—按Ctrl+回车



这其中的=E5,其实是公式的意思,就是让定位到的每一个单元格的值,都等于其上方单元格的值。



04:复制批量录入

「Ctrl+D」快捷键可以把上面单元格内容,快速复制到选中的单元格。



同理,它的兄弟快捷键「Ctrl+R」,可以把左面单元格内容,快速复制到当前单元格。


05下拉列表

下拉列表的好处:

① 不用敲键盘,鼠标选择选项就可以填写;
② 数据规范,不会输错成其它内容。



下拉列表制作也很简单。选中部门这一列,点击「数据—有效性」,打开数据有效性对话框,选择序列,然后在来源里拾取部门列表。

操作步骤:




06:限制输入长度

对于固定长度的内容,比如 11 位手机号、身份证号码等,不小心多输也不易发现。但是,如果我们限制了输入字符的长度,就再无后顾之忧了!

限制字符长度方法如下图:



如果设置最小值、最大值为不同数值,还可将输入字符长度限制在某范围内。


07:数字分段显示

如下图效果,我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了,特别好辨认!



手机号码分段显示方法:选中单元格区域,按「Ctrl+1」,设置数字格式类型输入「000-0000-0000」即可。



其他的数字类型内容,都可以用 000-000 的数字格式类型来分段,0 代表数字占位,几个0就代表几位数字,- 是分割符号,也可以用空格或其它符号代替。


08:输入分数

在表格里如果直接输入分数 2/3,会发现立马变成就 2 月 3 日。这是因为表格默认 m/d 的形式为日期,而非我们认知上的分数。



分数正确的输入方法是:先输入“0+空格”,再输入2/3。




09:输入当前日期、时间

“当前日期”在填表时的使用频率很高,如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累,出错率也高。

其实表格有自带“今日”、“当前时间”的快捷键:

① 按下快捷键「Ctrl + ;」快速输入当前日期

② 按下快捷键「Ctrl + shift + ;」快速输入当前时间




10:拒绝重复录入、高亮重复项

很多特殊内容是不可重复的,如工号、产品编码……如果,录入重复时可以自动禁止录入就好了!



拒绝重复录入方法:选中单元格区域,点击 数据—拒绝录入重复项—设置—确定。



有时想允许重复录入,但要把重复内容标出来,或者用作数据重复检查,像下图这样:



其实只要在表格中设置“高亮重复项”就可以了。设置方法:

选中单元格区域,点击 数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。



有了这 10个 技巧,工作效率瞬间提升 80%,你离准点下班还会远吗?


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