批量录入数据还靠纯手打？10个技巧帮你提升工作效率！

2020-09-18 10.3万人已阅读
在日常工作中，大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰，不可避免地出现数据漏输、多输、错输，或者格式输入错误等麻烦！


这不仅导致文档可读性差，录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度，可谓录入一时爽，汇总悔断肠。


本篇文章将整理 10 个最常用的数据高效录入技巧分享给大家，希望能够帮助大家。


01：录入序列

录入数字、日期、含数字内容时，可以拖拽或双击单元格右下角填充柄“+”，直接生成一列或一行序列：



“序列”另外一个好用的地方是：可自定义。

比如说我们经常要输入公司所有部门，那可以自定义一个“部门序列”，每次只要动动鼠标，1 秒就填充好了所有内容，不会漏掉也不会错：



自定义序列方法：点击左上角的文件—选项—自定义序列，按下图添加即可。




02：批量录入相同内容

如果多个单元格（可以不连续）要输入相同内容，选中要输入的单元格，直接编辑好内容后按「Ctrl+回车」批量录入。




03：批量录入不同内容

如果需要批量录入不同内容怎么办？

方法：选中单元格—按Ctrl+G—选择空值（定位空单元格）—输入“=E5”—按Ctrl+回车



这其中的=E5，其实是公式的意思，就是让定位到的每一个单元格的值，都等于其上方单元格的值。



04：复制批量录入

「Ctrl+D」快捷键可以把上面单元格内容，快速复制到选中的单元格。



同理，它的兄弟快捷键「Ctrl+R」，可以把左面单元格内容，快速复制到当前单元格。


05：下拉列表

下拉列表的好处：

① 不用敲键盘，鼠标选择选项就可以填写；
② 数据规范，不会输错成其它内容。



下拉列表制作也很简单。选中部门这一列，点击「数据—有效性」，打开数据有效性对话框，选择序列，然后在来源里拾取部门列表。

操作步骤：




06：限制输入长度

对于固定长度的内容，比如 11 位手机号、身份证号码等，不小心多输也不易发现。但是，如果我们限制了输入字符的长度，就再无后顾之忧了！

限制字符长度方法如下图：



如果设置最小值、最大值为不同数值，还可将输入字符长度限制在某范围内。


07：数字分段显示

如下图效果，我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了，特别好辨认！



手机号码分段显示方法：选中单元格区域，按「Ctrl+1」，设置数字格式类型输入「000-0000-0000」即可。



其他的数字类型内容，都可以用 000-000 的数字格式类型来分段，0 代表数字占位，几个0就代表几位数字，- 是分割符号，也可以用空格或其它符号代替。


08：输入分数

在表格里如果直接输入分数 2/3，会发现立马变成就 2 月 3 日。这是因为表格默认 m/d 的形式为日期，而非我们认知上的分数。



分数正确的输入方法是：先输入“0+空格”，再输入2/3。




09：输入当前日期、时间

“当前日期”在填表时的使用频率很高，如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累，出错率也高。

其实表格有自带“今日”、“当前时间”的快捷键：

① 按下快捷键「Ctrl + ；」快速输入当前日期

② 按下快捷键「Ctrl + shift + ；」快速输入当前时间




10：拒绝重复录入、高亮重复项

很多特殊内容是不可重复的，如工号、产品编码……如果，录入重复时可以自动禁止录入就好了！



拒绝重复录入方法：选中单元格区域，点击 数据—拒绝录入重复项—设置—确定。



有时想允许重复录入，但要把重复内容标出来，或者用作数据重复检查，像下图这样：



其实只要在表格中设置“高亮重复项”就可以了。设置方法：

选中单元格区域，点击 数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。



有了这 10个 技巧，工作效率瞬间提升 80%，你离准点下班还会远吗？


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