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手机学Office技巧

共筑健康防线,WPS助力全国企业远程办公

发布时间:2020-02-04   WPS办公助手   5.8k人已读
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面对来势凶猛的疫情,国务院已下发延长春节假期通知,人民日报也提倡「在线办公、远程协同」的创新办公模式,在家远程办公时代已到,那么问题来了。

 

远程办公对沟通效率、文件协作,以及信息安全都有着极高的要求,有着非常多的挑战,比如:


1)如何做好疫情期间的员工健康管理?

2)如何规划安排每天工作,以及验收?

3)在异地会议上,如何提高沟通效率?

4)文件之间的来往反馈如何做到及时性?

如何保证信息安全?

......


看来,想高效搞定远程办公,及时、高效,方便、安全等需求必不可少。


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办公领域深耕了 31 年的 WPS,在这个艰难抗疫时刻,能为大家做点什么呢?


01.

多人信息统计

收集数据,隐私安全,快速高效


对于在家远程办公的同事们,公司需要实时统计员工健康状况,此外员工也会定时收集一些销售数据,日常的工作汇报等。


考虑到信息敏感及安全问题,可使用高效信息收集功能——WPS表单。只需在 WPS 或在网页搜索打开「WPS 表单」后:


1)创建新表单

2)把链接发给需要填写的微信群/QQ群/个人

3)坐等数据自动汇总到一个表格


因为表单填写用户之间互相不可见,只有收集者才能看到,从源头上控制信息安全。


此外,由于填写者互不干扰,收集者可以在1分钟收集回成百上千的信息,十分快速。

收集的数据还会智能汇总成一个在线表格,方便统计人做筛选编辑等二次操作。


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WPS 表单提供多款健康统计模板为疫情服务,电脑打开网址 f.wps.cn 也可快速生成,不用带着口罩逐一询问!不用在微信QQ复制整理信息了!

手机打开微信扫一扫下方二维码即可使用:


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02.

团队任务管理

任务分配、会议提醒、有效存档


在家办公知道自己该干嘛,以及知道团队正在干嘛非常重要。明确的工作计划安排、日程规划才是异地办公可以正常维持的基础。


在「WPS 日历」中选择「新建日历」,即可对远程工作期间进行事项安排。安排完成后,将该日历共享给同事,便能快速同步所有的日程安排。


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用法:打开 WPS 2019(Windows版),点击左侧的「日历」即可。


对于个别重要的事项,可设置重复提醒,如:提前15分钟、提前1小时、提前1天、提前3天等等。


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当设置好的提醒时间一到,同事们的 WPS (Windows版)、手机微信都会推送日程事项提醒,避免出现大家忘记、反复通知、匆忙准备的情况


除了统一通知的好处,「WPS 日历」还有着存档作用。即便同事之间都在远程工作,也能有效记录时间安排。


如需在网页使用,可打开网址 rili.wps.cn手机打开微信扫一扫下方二维码即可使用:


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03.

团队文件管理

存储文件,提交日报,共享资料


异地办公经常有文件交流沟通,如果在微信群或 QQ 群都发送文件,没过多久文件就会被刷屏不知所踪,找个一文件都是翻历史,另外团队往往都会有共享查文件的需求。


想要解决这个问题,只需使用 WPS 的「共享文件夹」功能,邀请小组成员加入后,大家便能把各自工作文件上传到文件夹内,有序进行内部规划和工作文档同步,降低了零散和反复沟通成本。


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用法:WPS云文档——创建文件夹,选择「共享」即可邀请同事加入。


创建共享文件夹后,在任意一部手机、一部电脑,登录同一个 WPS 账号就能及时查看和编辑。


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同时,创建者还可针对同事进行权限管理,支持授予管理员、可编辑、仅查看 3种权限,避免文档多版本来回修改带来的低效和混乱,提升管理效率。


温馨提示:创建的共享文件夹可以在电脑、手机、网页、小程序统一查看;网页和小程序皆可搜索「金山文档」创建。


04.

多人异地开会

远程沟通、项目会议,工作汇报


节后开工难免少不了会议,但大家各自在家,如何能远程且有效进行会议召开呢?


普通情况下,开视频会议对网络要求高,开微信语音会议也只支持9个人,文档和语音脱离,对方的重点讲到哪都不清晰。


这时候,我们推荐你使用金山文档的「在线会议」功能。当需要召开会议时,电脑浏览器打开金山文档网页,将桌面的会议文档拖拽至网页即可完成上传。


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接着打开会议 PPT 文档,点击右上角的「会议」图标按钮即可进入会议模式,同时还可看到邀请成员、加入通话、激光笔、切换文档等选项。


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点击「邀请成员」,便能通过二维码或者复制链接邀请同事参与,手机、电脑均可完美打开。


无论PPT翻到哪一页,所有参加会议同事的手机、电脑也会自动同步翻页。就算远在千里之外,也跟现场沟通一样。


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当你需要发言讨论时,可点击「加入通话」,即可语音接入会议;也可配合激光笔功能使用,在讨论时标记内容,向同事们传递最重要的信息。


若不方便发起通话,也可点击「审阅—评论」,直接对文档内容发表文字评论和语音评论,给出自己的意见,做到有效的沟通。


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值得强调的是,会议功能不光支持PPT,文档、表格、PDF等文档也都能完美支持,不需要额外的设备,仅需一部手机或一部电脑就能免费使用。


使用方法:电脑上,在浏览器打开金山文档网页 kdocs.cn,按上述操作即可;手机上,微信打开金山文档小程序,打开文档,点击底部的「会议」即可。


05.

多人协作编辑

审核修改文件,多人填表,共写文件

WPS 提供在线协作功能,支持多人同时编辑文件。


举个栗子,我需要与同事们一起核对《2月工作计划表》时,在WPS 打开该文档,右上角点击「分享」按钮,用链接形式分享给对方。


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同事们打开后,便会自动进入文档在线协作模式,与我一起协同撰写,内容实时保存,数据永不丢失,大大提升了沟通效率。


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针对个别有异议的内容,可直接进行评论,留下自己的看法(手机支持语音评论);此外,也能在界面右上角看到协作对方的头像,点击头像则可定位其编辑的位置。


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以上是 WPS 提供的异地办公解决方案,希望在疫情期间,能帮助大家实现在线办公的基础需求。

除了上述提及的异地办公解决方案外,此次疫情期间,金山办公旗下业务还为企业/个人用户提供以下援助:


01:企业级免费办公支持


即日起至2020年5月1日期间,WPS+云办公面向所有 3 人及以上注册企业,免费开放半年的 WPS+ 协作版套餐权益,有需要的企业可点击下方图片申请。


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(点击图片,领半年WPS+协作版套餐)


02:在线文档协作能力开放


金山文档(多人实时协作的在线Office)能力开放,支持 365 人同时协作编辑的在线文档/表格/PPT,上线近 600 套协作模板以及各类工作常用模板,通通免费!


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(点击图片,查看在线远程办公指南)


03:新型冠状病毒防控管理文档免费领取


疫情期间,金山办公旗下内容服务的平台「稻壳儿」面向全国用户免费开放新型冠状病毒防控管理文档,有需要的用户可点击下方图片领取。


18.jpg(点击图片,领病毒防控管理相关文档)


最后,祝愿此次疫情早日得到控制。

让每一个坚守职责的劳动者都能尽快、平安地回到工作岗位中。


介绍完毕~ WPS学院还推出了


“从零学习Excel表格”系列课程,点击学习!

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还有一份Office学习礼包,免费领取!

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