收到一份“word文档”，你大概知道那是一份以文字为主、可以打印出来的文件。但它具体指什么、为什么大家都在用这个格式，值得说清楚。
word文档指的不是某一款软件
严格说，word文档是一种文件格式——最常见的是 .docx，早期版本是 .doc。它规定了文字、段落、图片、表格、页眉页脚等信息怎么存。至于用什么软件打开，并不固定：微软 Word 可以，WPS 文字可以，网页版的在线文档也可以。
理解这一点很实用：别人发来 docx 你打不开，问题往往不在文件，而在你电脑上缺一个能读它的软件。
常见的三类用途
- 对外正式文件：通知、函件、合同、报告。这类文件要打印、要盖章、要归档，排版规范比内容花哨重要。
- 内部工作文档：周报、方案、会议纪要。重点是结构清楚、能快速看完。
- 个人文字材料：简历、论文、读书笔记。这类对格式要求高，模板能省不少时间。
打开与编辑的三种方式
- 桌面软件：装 WPS Office 或微软 Office，双击 docx 直接打开，功能最全；
- 网页版：浏览器登录金山文档，上传 docx 后在线编辑，适合临时改几处；
- 手机端：WPS 手机 App 打开，通勤路上看一眼、改两句话很方便。
三种方式之间可以互通，桌面端改完存云端，手机端接着看。
发给别人不跑版的三个习惯
第一，字体用常见的。 宋体、微软雅黑、黑体基本人人都有，用了生僻字体对方那台电脑就会替换成别的字体，排版全乱。
第二，图片用嵌入而不是链接。 从网页复制图片时选“嵌入”，否则对方打开可能显示红叉。
第三，定稿后导一份 PDF。 正式对外发送时，docx 和 PDF 各发一份：docx 方便对方修改，PDF 保证对方看到的样子和你看到的一样。
小结
word文档是一类以 .docx 为代表的文字文件格式，用什么软件打开都行，关键是内容能正常显示、发出去不跑版。日常记两条：字体要通用，定稿发 PDF。