写一份要给领导看的文档，内容写完了，排版却像草稿。其实规范排版只有六步。
第一步：新建
打开文字处理软件，选择空白文档。如果内容是固定类型（通知、报告、简历），可以从模板库挑一个版式，改内容比从零排版快。
第二步：先把内容写完
不要在打字过程中反复调格式。先把内容写完，思路连贯，排版留到最后统一做。
段落之间用回车分段，不要用空格或空行凑位置。
第三步：用样式定层级
标题选中后，在「开始」选项卡里点「标题1」「标题2」，不要手动加粗放大。样式的好处是：全篇格式统一，改一次全变；后面能自动生成目录。
正文统一设置：宋体或微软雅黑，小四（12pt），1.5 倍行距，首行缩进 2 字符，两端对齐。
第四步：调整页面
- 页边距：常规文档用默认的“普通”边距即可，公文按规范设置；
- 纸张方向：正文纵向，宽表格那几页可单独设为横向（用分节实现）；
- 页码：「插入-页码」，一般放在页脚居中或右下。
第五步：加目录
标题用样式设置好后，在正文前插入一页，点「引用-目录」，自动生成。内容改动后右键目录选「更新域」，页码会同步。
第六步：检查与导出
- 通读一遍，检查错别字和标点；
- 看有没有孤行（一个段落只剩一行跑到下一页）；
- 「文件-输出为PDF」，正式发送时 docx 和 PDF 各一份。
三个排版避坑点
别用空格对齐。 用制表位或表格，空格在不同设备上宽度不一样。
别用回车分页。 用「插入-分页符」，否则前面内容一动，分页位置就乱。
别用图片代替文字。 截图文字无法检索，也无法被复制引用。
小结
word 文档的规范排版就是：内容先写、样式定层级、页面统一设置、目录自动生成、最后导出 PDF。按这六步做，稿子看起来就专业了。