一份会议纪要，五个人要补充内容，靠邮箱来回传文件显然不现实。这时候该用的是在线文档，金山文档就是这类工具中的一款。
在线文档和本地软件的本质区别
本地软件（比如装在电脑上的 WPS 文字）把文件存在硬盘里，谁打开谁改，改完再发出去。在线文档把文件存在云端，发的是链接而不是文件，所有人打开的是同一份，改动实时可见。
这个差别带来几个实际好处：不用等对方回传、不会出现“最终版-最终版2-真最终版”的多个副本、历史版本可以随时回看和恢复。
常见的使用场景
- 会议记录：一人主笔，其他人直接在文档里补充；
- 项目进度表：表格形式，各负责人自己更新自己那行；
- 收集信息：发一个表单或多维表格，收回来的数据自动汇总成表；
- 共享资料：把文档链接发给外部合作方，设置只读或可编辑权限。
怎么开始用
浏览器打开金山文档网页版，用手机号或账号登录，点「新建」选择文档、表格、演示或表单。建好后点右上角「分享」，把链接发出去，按需设置权限（可查看 / 可编辑）。
需要离线使用时，装桌面端或手机 App，把常用文档设为离线可用，地铁上没网也能改，联网后自动同步。
和本地软件的配合方式
实际工作中两者是搭配使用的：日常写稿用桌面端效率高，需要协作时把文件上传到云端再分享链接。WPS 桌面端登录同一账号后，本地文档可以直接存到云文档，手机端打开继续编辑，不需要手动传来传去。
小结
金山文档解决的核心问题是“多人改同一份文件”。如果你的工作里经常出现“等别人回传”的环节，把流程搬到在线文档上，能省掉大量沟通成本。