拿到一份文档要提意见，直接在原文里改会破坏原稿，批注就派上用场了——它能贴着某句话加一条说明，原作者一眼看懂哪里要改、为什么改，文档本身不乱。
批注是干什么的
批注相当于贴在文档边上的便利贴。标出一处问题、给一段话补充说明、让同事确认某处数据，都适合用批注。改稿、审校、多人协作时，批注是最干净的沟通方式，比在正文里涂改、发一堆聊天记录都清楚。
Word 里加批注的步骤
把要说明的文字选中，切到"审阅"选项卡，点"新建批注"，右侧就会出现批注框，输入你的意见即可。想让某人看到，可以@对方；别人也能在批注下继续回复，形成一条讨论线。看完了点"解决"，批注就收起不占地方。
用 WPS 文字加批注也一样
WPS 文字加批注的路径完全一致：选中文字 → 审阅 → 新建批注 → 输入内容。多人同时编辑时，谁的批注、改在哪、回复了几条都一目了然，适合团队审稿。手机端也支持，出差路上看到问题随手加一条，回到电脑再统一处理。
常见疑问
- 批注会打印出来吗？ 默认不打印，打印时勾选"打印标记"才显示。
- 批注别人能看到吗？ 同一份文档的协作者都能看到，可设置只读或仅自己可见。
小结
给文档提意见用批注最省事：选中文字、新建批注、写下说明，原文不动、沟通清楚。WPS 文字同样支持，还能多人协作、手机端随手批注，审稿更高效。