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WPS电子签隐私保护政策

生效日期:2021年12月 1日

 

 

感谢您选择使用由珠海金山办公软件有限公司(“金山办公”)及其关联公司开发、运营WPS电子签服务包括网址为https://esign.kdocs.cn的页面、WPS office(个人版)(仅限于行在Windows、Mac、Android、iOS系统中的WPS office(个人版)客户端)中的网址为https://esign.kdocs.cn的内嵌页、WPS电子签微信公众号、WPS电子签微信小程序所提供的电子签服务

 

金山办公设立了专门的个人信息保护团队和负责人,如果您对本政策或个人信息保护有任何疑问、意见或建议,可通过以下方式与金山办公联系,金山办公会在十五个工作日内受理并处理:

联系地址:珠海市高新区唐家湾镇前岛环路321号金山软件园5号楼

      编:519080

电子邮件:wps@wps.cn

      话:400-677-5005

 

特别提示

在您使用“WPS电子签服务”(“本服务”)前,请您务必仔细阅读本政策金山办公将根据中华人民共和国(仅为本政策之目的,指中华人民共和国范围内香港、澳门特别行政区及台湾地区以外的其他地区,以下称为“中国大陆”)相关法律法规保护您使用本服务的任何部分或全部的过程中金山办公收集的个人信息。本政策中与您的权益(可能)密切相关的重要条款,已采用加粗字体来特别提醒您,请您重点查阅。

    本政策中的“关联公司”包括:北京金山办公软件股份有限公司、广州金山移动科技有限公司、武汉金山办公软件有限公司、安徽金山办公软件有限公司

本政策将帮助您了解以下内容:

l如何收集和使用您的个人信息

l如何使用Cookie和同类技术

l如何共享、转让、公开披露您的个人信息

l如何保护和保存您的个人信息

l您的权利

l本政策如何更新

 

一、如何收集和使用您的个人信息

金山办公出于本政策所述的以下目的,收集和使用您的个人信息:

1. 核心业务功能收集和使用您个人信息的情形:

1.1. 登录、使用本服务。本服务作为“金山办公在线服务”的组成部分,需要您使用您的“金山办公在线服务账号”登录使用,您授权金山办公将已收集的您的“金山办公在线服务账号”信息(包括邮箱地址、手机号、密码、绑定的第三方账号(第三方账号包括微信账号、QQ账号、钉钉账号、微博账号、小米账号)的昵称、头像(具体以您授权的内容为准)账号登录状态、账号ID)同步使用在本服务中。

1.2. 使用本服务完成合同在线签署如您通过本服务完成合同在线签署,您需提供您的姓名身份证号作为签署合同所必须的主体信息

1.3. 完成实名认证。当您选择通过手机号进行实名认证时,您需提供姓名、身份证号、手机号码当您选择通过“人脸识别”的方式进行实名认证,您需提供姓名、身份证号、人脸照片,金山办公将通过第三方身份验证机构对您的身份信息进行验证。若您不提供,您将无法完成实名认证,亦无法以实名身份继续使用本服务

1.4. 完成意愿认证。为了确认合同签署为您本人的真实意思表示,金山办公确认签署合同环节要求您进行意愿认证手机号方式的意愿认证,姓名、身份证号、手机号信息“人脸识别”方式的意愿认证,需要姓名、身份证号、人脸照信息,同意,金山办公将您在实名认证环节中已提供的前述全部或部分个人信息及意愿认证环节提供的前述全部或部分信息提供给金山办公,金山办公将通过第三方身份验证机构对您的身份信息进行验证但如您在实名认证环节和意愿认证环节均采用手机号方式的,则您授权金山办公使用您的手机号,向您发送验证码进行验证。

1.5. 合同签署相关进程的通知。金山办公会在合同发起成功、实名认证成功、签署成功、签署完成、撤销成功、合同已过期、快到签署截止时间的使用您的手机号,通过向该手机号发送短信方式通知、提示您合同签署的进程及需要您配合完成的事项。

1.6. 申请“电子签名认证证书”。当您使用本服务时,我们会收集您所填写的姓名、身份证号、手机号、您所创建的任务ID/编号、签署文件,在您向金山办公CA合作机构,即中金金融认证中心有限公司(即中国金融认证中心,简称“CFCA”)申请“电子签名认证证书”时,提供给“CFCA”,以便“CFCA”向您提供电子签名认证服务。

1.7. 本服务的使用。本服务所提供的文档协作、分享、实时保存、同步等云文档服务、诸如在线填写合同模板内容需在服务端交互进行的功能服务均以您在联网状态下、登录账号后将相关文件、填写/记录的内容等上传(包括手动上传和自动漫游)至服务器为前提,金山办公收集您上传至服务器端的内容(包括合同签署相关的如下信息:基本信息(姓名、身份证号)、签署时间、电子合同编号、金山办公在线服务账号登陆时间、电子签账号、实名认证信息(具体信息根据实名认证的方式的不同而不同)、实名验证结果、实名验证时间、实名认证保存单号、文件名称、签章验证方式、签章的验证结果)及文件信息(包括文件类型、大小、页数、修改时间、文档权限、存放位置,文件签署状态(包括签署成功、待签署、已过期、已撤销该等状态)、创建时间、签署时间,下同)是为您提供前述本服务所必需的。您所上传的相关内容金山办公及或关联公司可能会在脱敏后会作为AI 训练的基础材料读取、使用,但请您放心金山办公会采取安全措施和技术手段保护您的个人信息,并将通过技术手段对该等资料进行去标识化处理,以降低其他组织或个人通过去标识化处理后的个人信息识别到您的风险。

1.8. 帮助金山办公研发、设计新产品、新服务,改善、提升本服务金山办公现有的产品及服务优化用户体验:金山办公会通过您的本服务的行为数据、本服务使用情况(包括文档状态创建签约完成次数、创签文件数、实名认证完成次数、意愿认证次数、签署成功任务数、已完成的任务数、待签署任务数、签署中任务数、完成任务数、逾期任务数、过期任务数,下同)及文件信息进行数据分析,了解本服务的使用情况、适配情况,为新产品、新服务的研发、已有功能、服务的完善提供数据支撑。对于您在本服务中的个人信息,金山办公可能会将它们与您使用金山办公及其关联公司开发、运营的其他产品/服务收集的个人信息进行关联,以便能为您提供一致的服务。

1.9. 客服与售后。金山办公客服人员或金山办公指定相关人员也可能会不时使用您的订单信息,进行有关本服务的回访。

2. 其他

2.1. 金山办公可能会将您在本服务的行为数据、本服务使用情况、文档信息以综合统计、分析的方式单独或与来自金山办公/或其关联公司开发、运营的其他产品/服务的某些信息结合进行推荐算法建模、用户行为分析及用户画像,为金山办公/或其关联公司开发、运营的、其他(不含本服务)含有个性化服务/定向推送的产品/服务所用。请您放心,前述个性化推荐/定向推送仅是依据信息系统、算法等在内的非人工自动决策机制作出,并不涉及任何人工读取信息、人工干预的情形。

2.2. 金山办公会通过技术手段对收集的您的个人信息进行去标识化处理,去标识化处理的信息将无法识别主体,您知悉并同意,金山办公有权使用已经去标识化的信息。

2.3. 金山办公会使本服务行为数据对本服务的用户整体使用情况进行总体性及匿名的数据统计及分析。同时,金山办公可能会与公众共享这些统计信息,以展示本服务的整体使用趋势,但这些统计信息将不会包含您的任何身份识别信息

2.4. 金山办公展示您的个人信息时,会采用包括内容替换、匿名处理方式对您的信息进行脱敏,以保护您的信息安全。

 

3. 本服务权限获取说明

本服务可能需要在必要范围内向您申请获取下列权限。请您放心,本服务不会默认开启这些权限,仅在您主动确认开启的情况下,本服务才有可能通过这些权限收集您的信息

3.1. 摄像头权限:当您在WPS office(个人版)for Windows/Mac客户端中通过扫码方式选择“人脸识别”实名认证/意愿认证时、在移动设备中进行“人脸识别”时,本服务将向您申请获该权限,如您选择不开启此权限,您将无法通过“人脸识别”进行实名认证

3.2. 麦克风权限:当您在移动设备中进行“人脸识别”时,可能会要求您同时上传一段语音,届时本服务将向您申请获取此权限,如您选择不开启此权限,您将无法通过“人脸识别”进行实名认证

3.3. 定位权限:当您在模板合同中填写有关地址信息时,为您提供了通过定位位置自动填写方式,届时本服务将向您申请定位权限,如您选择不开启此权限,您将只能通过手动输入的方式填写地址信息。

 

4. 征得同意的例外

您充分知悉,在以下情形中,金山办公处理个人信息无须征得您的授权同意:

4.1. 与履行法律法规规定的义务相关的;

4.2. 与国家安全、国防安全直接相关的

4.3. 与公共安全、公共卫生、重大公共利益直接相关的

4.4. 刑事侦查、起诉、审判和判决执行等直接相关的;

4.5. 出于维护个人信息主体或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到本人授权同意的

4.6. 涉及的个人信息是个人信息主体自行向社会公众公开的;

4.7. 根据个人信息主体要求签订和履行合同所必需的;

4.8. 从合法公开披露的信息中收集个人信息的,如合法的新闻报道、政府信息公开等渠道

4.9. 维护所提供产品或服务的安全稳定运行所必需的,如发现、处置产品或服务的故障

4.10. 法律行政法规规定的其他情形。

金山办公收集您的个人信息内容、来源及方式会因您所使用的“WPS便签软件”的不同(包括但不限于不同收费方式的版本、不同客户端)或者“WPS便签在线服务”的不同而不同,如您想要了解更多信息,请发送邮件至wps@wps.cn,金山办公将对您的来信予以积极回应。

 

二、如何使用Cookie和同类技术·

1. Cookie:为确保本服务正常运转,金山办公使用相关技术向您的设备存储名为Cookie 的小数据文件。Cookie通常包含标识符、站点名称以及一些号码和字符。金山办公可能会设置认证与保障安全性的Cookie,确认您是否安全登录服务,或者是否遇到盗用、欺诈及其他不法行为。这些技术还会帮助金山办公们改进服务效率,提升登录和响应速度。使用Cookie可以帮助您省去重复您填写个人信息、输入搜索内容的步骤和流程金山办公不会将 Cookie 用于本政策所述目的之外的任何用途

2. Do Not Track(请勿追踪)您可根据自己的偏好管理或删除 Cookie。您可以清除您的设备上保存的所有 Cookie,很多网络浏览器均设有 Do Not Track 功能,该功能可向网站发布 Do Not Track 请求。目前,主要互联网标准组织尚未设立相关政策来规定网站应如何应对此类请求。但如果您的浏览器启用了 Do Not Track,那么金山办公的所有网站都会尊重您的选择。

 

三、如何共享、转让、公开披露您的个人信息

1. 共享

金山办公不会与金山办公及其关联公司以外的任何公司、组织和个人分享您的个人信息,但以下情况除外:

1.1. 在获取明确同意的情况下共享:获得您的明确同意后,金山办公可能会与第三方共享您的个人信息。

1.2. 金山办公可能会按照法律法规的要求或强制性的政府要求或司法裁定等,与相关的第三方共享您的个人信息

1.3. 与合作方的共享:

1.3.1. 完成实名认证。当您选择通过手机号进行实名认证时,金山办公会将您所提供姓名、身份证号、手机号码共享给“CFCA”,由“CFCA”或其指定的关联公司提供实名认证服务;当您选择通过“人脸识别”的方式进行实名认证,金山办公会将您所提供的姓名、身份证号、人脸照片共享给北京旷视科技有限公司(以下简称为“旷视科技”),由“旷视科技”或“旷世科技”指定的具备合法资质的验证服务商提供实名认证服务。收集姓名、身份证号、手机号、人脸照片是为了满足相关法律法规的实名制要求,同时进行“电子签名认证证书”的申请。若您不提供,您将无法完成实名认证,亦无法以实名身份继续使用本服务。

1.3.2. 完成意愿认证。为了确认合同签署为您本人的真实意思表示,金山办公将确认签署合同环节要求您进行意愿认证当您选择通过手机号方式进行意愿认证,但您在之前的实名认证中是通过“人脸识别”的方式进行了实名认证,则您授权金山办公将实名认证中的姓名、身份证号以及本次提供的手机号共享给“CFCA”,由“CFCA”或其指定的关联公司提供意愿认证服务;当您选择通过“人脸识别”的方式进行意愿认证,且您在之前的实名认证中亦是“人脸识别”的方式进行了实名认证,则您授权金山办公将实名认证中的姓名、身份证号及本次提供的人脸照共享给“旷视科技”,由“旷视科技”或“旷世科技”指定的具备合法资质的验证服务商提供意愿认证服务;当您选择通过“人脸识别”的方式进行意愿认证,但您在之前的实名认证中亦是手机号验证的方式进行了实名认证,则您授权金山办公将实名认证中的姓名、身份证号及本次提供的人脸照共享给“旷视科技”,由“旷视科技”或“旷世科技”指定的具备合法资质的验证服务商提供意愿认证服务。

金山办公可能会更换前述1.4.1、1.4.2中的认证机构,届时金山办公将在实名认证、意愿  认证的页面明确注明的提供实名认证、意愿认证的机构名称,如您届时同意使用相关机构提供的实名认证、意愿认证服务,则您同意金山办公将已收集的相关认证信息共享给该等机构。

1.3.3. 申请“电子签名认证证书”。当您向“CFCA”申请“电子签名认证证书”时,金山办公收集的、您所填写的姓名、身份证号、手机号、您所创建的任务ID/编号、签署文件共享给“CFCA”,“CFCA”向您提供电子签名认证服务

1.3.4. 申请取证。当您向“CFCA”对已签署的合同申请取证时,金山办公收集的、您所填写的如下合同相关信息共享给“CFCA”,“CFCA”向您提供取证服务,取证共享的相关合同信息包括:基本信息(姓名、身份证号)、签署时间、电子合同编号、金山办公在线服务账号登陆时间、电子签账号、实名认证信息(具体信息根据实名认证的方式的不同而不同)、实名验证结果、实名验证时间、实名认证保存单号、文件名称、签章验证信息、签章的验证结果。

2. 转让

金山办公不会将您的个人信息转让给关联公司外的任何公司、组织和个人,但以下情形除外:

2.1. 事先获得您的明确授权或同意;

2.2. 满足法律法规、法律程序的要求或强制性的政府要求或司法裁定;

2.3. 如果金山办公金山办公的关联公司涉及合并、分立、清算、资产或业务的收购或出售等交易,您的个人信息有可能作为此类交易的一部分而被转移,金山办公将确保该等信息在转移时的机密性,并要求新的持有您个人信息的公司、组织继续受此隐私政策的约束,否则金山办公将要求该公司、组织重新向您征求授权同意。

3. 公开披露

金山办公仅会在以下情形下,公开披露您的个人信息:

3.1. 获得您的明确同意;

3.2. 基于法律法规、法律程序、诉讼或政府主管部门强制性要求下。

 

四、如何保护和保存您的个人信息

1. 金山办公会严格遵守中国大陆关于处理个人信息的相关法律法规,努力使用符合业界标准的安全防护措施保护您的个人信息,防止您的个人信息遭到未经授权访问、公开披露、使用、修改、损坏或丢失。金山办公采取的安全防护措施如下,但也请您理解,任何安全措施都无法做到无懈可击:

1.1. 采取了传输层安全协议等加密技术,确保您的个人信息在网络传输过程的安全;

1.2. 采用行业广泛应用的加密技术对您的个人信息进行加密保存,并通过隔离技术进行隔离;

1.3. 严格控制处理个人信息处理的人员范围及其处理权限,避免您的个人信息被违规处理,并要求相关人员遵守保密义务;

1.4. 采用打码、屏蔽等多种个人信息去标识化技术增强个人信息在处理中的安全性;

金山办公会不时对上述措施和管理方式加以修订完善以提升整体的安全性。

2. 目前,金山办公通过了国家信息安全等级保护三级的定级、备案及年度测评,在信息安全方面已达到ISO27001信息安全管理体系、ISO27701隐私信息管理体系等国际权威认证标准

3. 当金山办公获悉发生了个人信息泄露、非法提供或滥用的安全事件后,金山办公将按照法律法规的要求及时向您告知:安全事件的基本情况和可能的影响、金山办公已采取或将要采取的处置措施、您可自主防范和降低风险的建议、对您的补救措施等。事件相关情况将以推送通知的方式告知您,难以逐一告知个人信息主体时,金山办公会采取合理、有效的方式发布公告。同时,金山办公还将按照监管部门要求,上报个人信息安全事件的处置情况。

4. 金山办公本服务收集的您的个人信息可能会在金山办公及其关联公司所在地进行存储和处理,也有可能会在金山办公认为有必要知悉该等个人信息的主体处进行保存和处理,但前述地点均限于中国大陆范围内。

5. 金山办公仅在本政策所述目的所必需的期间和法律法规要求的时限内保留您的个人信息,除非需要延长保留期或受到法律的允许。

 

五、您的权利

1. 如果您需要查询、复制、更正或补充您的个人信息,或对您的个人信息保护问题有任何疑问或投诉举报建议,您可以通过发送邮件至金山办公电子邮箱【wps@wps.cn】,金山办公将及时有效地处理您的问题。

2. 如果您需删除您的WPS账号,您可以通过如下几个途径:

2.1. 通过“WPS office(个人版) for Windows/Mac”中的“个人中心“账号安全”-“永久删除账号”,根据网页的提示步骤最终删除您的WPS账号

2.2. 通过“WPS office(个人版) for Android/iOS”中的“我”-“账号与安全”-“永久删除账号”入口删除WPS账号;

金山办公在此善意地提醒您,您删除WPS账号的行为会使您无法继续使用本服务删除WPS账号后您的个人信息会保持不可被检索、访问的状态,我们将不会再处理或对外提供与该账户相关的个人信息,但您在使用本服务期间提供或产生的信息,与金山办公有合作关系的CA机构授权金山办公保存5年,且在保存的时间内依法配合有权监管机关的查询。

3. 您可以通过提交请求撤销之前出于特定目的授予金山办公的同意,您可以发送邮件到金山办公电子邮箱【wps@wps.cn】金山办公将会在收到您的请求后的十五个工作日内处理您的请求,并且会根据您的请求,此后不再处理您的个人信息,其可能导致您不能继续使用本服务。您也可以通过“WPS office(个人版) for Windows”中的“个人中心“账号安全”-“授权应用管理”、“WPS office(个人版) for Mac/Android/iOS”中的“个人中心“帐号与安全”-“授权应用管理”查看您的WPS账号已授权的应用,亦可取消WPS账号对相关应用的授权。但您撤回同意的决定,不会影响金山办公此前基于您的同意而开展的个人信息处理活动的有效性。

4. 如根据届时合法、有效的有关处理个人信息的相关规定,您的近亲属在您离世之后为了其自身的合法、正当利益,有权对您的相关个人信息行使查阅、复制、更正、删除的,金山办公鼓励您在您的遗嘱或其他遗产计划中对您的个人信息另作安排。

 

六、本政策如何更新

为给您提供更好的服务以及随着金山办公业务的发展,本政策之规定可能会不定期地修改,但未经您明确同意,金山办公不会削减您依据本政策所应享有的权利。金山办公会通过网址为【https://www.wps.cn/privacy/wpssign_privacyprotect】的网站、公网环境下的本服务发出更新版本。金山办公在此建议您登录网址为【https://www.wps.cn/privacy/wpssign_privacyprotect】的网页定期查阅本政策,以随时了解本政策是否发生修改以及修改后的内容。