当您希望创建一组除了每个文档中包含唯一元素以外基本相同的文档时，可以使用邮件合并的功能。 简单地说，“邮件合并”一个帮助您批量制作信函、信封、标签、工资条、成绩单等的高级工具。
举例说明：如果您需要发一份传真给集团的下属公司，传真内容相同，只有接收传真的收件人以及传真号码不同。此时，若是单独创建传真将会非常耗时。而利用邮件合并功能 ，就简单多了。您只需创建一个文档，然后添加每个版本特有的信息（此例中的“收件人”和“传真号码”），就可以速完成工作。

通过邮件合并功能，您可以创建：

1、一组标签或信封：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址各不相同。

2、一组套用信函、电子邮件或传真：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定的信息，如姓名、地址等。

3、一组编号赠券：这些赠券的内容完全相同，但每个赠券上包含的编号是唯一的。